Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Laatimispäivä/päivitetty: 10.09.2025
1. Rekisterin nimi
Verkkokaupan asiakasrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Vaasan kaupunki
Vaasan kaupunki, y-tunnus 0209602-6
Konsernihallinto
3. Rekisterin yhteyshenkilöt ja tämän yhteystiedot
Rahoitussuunnittelija (Ceepos kassajärjestelmän pääkäyttäjä)
sähköposti: market@vaasa.fi
puh. +358 6325 1111 (vaihde)
4. Tietosuojavastaava
sähköposti: tietosuojavastaava@vaasa.fi
puh. +358 6325 1111 (vaihde)
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Verkkokaupan toiminnan toteuttamiseksi ja palvelun kehittämiseksi käsitellään henkilötietoja.
Henkilötietoja mm. tilausten tekemisen ja henkilön tunnistamisen, asiakkaan asiointihistorian ja asiointioikeuksien todentamisen mahdollistamiseksi sekä ongelmatilanteiden selvittämiseksi.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteri sisältää muun muassa seuraaviin ryhmiin kuuluvia, rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja.
Asiakkaasta mm. seuraavia tietoja tarpeen mukaan:
- Nimi
- Osoitetiedot
- Sähköpostiosoite
- Äidinkieli
- Puhelinnumero
- Syntymäaika
- Sukupuoli
- Muut erityistiedot
- Käyttäjätunnus, jos käyttäjä on kirjautuneena palveluun
- Tilaustiedot
- Maksutiedot
- Markkinointi- ja kuvauslupa
Työntekijästä (rekisteröitynyt käyttäjä) mm. seuraavia tietoja tarpeen mukaan:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Käyttäjätunnus
- Lokitiedot
Tärkeimmät käytettävät järjestelmät
- Woocommerce (verkkokauppa-alusta)
- Microsoft 365
- Paytrail
- Epassi
7. Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja?
Joissakin tapauksissa terveyteen liittyviä tietoja kerätään lasten turvallisuuden takaamiseksi. Tietoa allergioista ja erityisruokavalioista käsitellään ruokailun järjestämiseksi. Tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta tällöin ruokailun järjestäminen on epävarmaa.
Joissakin tapauksissa asiayhteydestä johtuen voi paljastua erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa tietoa.
8. Käsittelyn peruste
Käsittelyperusteet:
Sopimus
Asiakkaan eli rekisteröidyn ja Vaasan kaupungin verkkokaupan välillä syntyvä sopimus, kun rekisteröity suorittaa oston.
Suostumus
Tietojen ja suostumuksen antaminen on vapaaehtoista. Suostumuksen voi perua koska tahansa. Oikeus peruuttaa suostumusta ei koske lakisääteistä tiedon säilytystä. Suostumus koskee esim. erityisruokavaliota ja markkinointi- ja kuvauslupia.
9. Tietolähteet
Tiedot saadaan:
– suoraan rekisteröidyltä
– maksupalvelujen tarjoajilta
Palvelu käyttää selaimessa evästeitä. Evästeillä kerätään käyttäjästä ja käyttäjän laitteista tietoja, joilla optimoidaan palvelua.
10. Tietojen siirrot ja luovutus
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisterinpitäjä voi siirtää tietoja Vaasan kaupungin sisäisesti palvelun toiminnasta vastaavalle toimijalle. Tietoja siirretään maksupalvelun tarjoajille maksutapahtuman mahdollistamiseksi.
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa Rekisteröidystä talletettuja tietoja viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toisiin järjestelmiin, kuten Ceepos kassajärjestelmään.
11. Tietojen säännölliset siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännöllisesti siirretä EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle.
12. Tietojen säilytysajat
Tietoja säilytetään Vaasan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
13. Automaattinen päätöksenteko
Automaattista päätöksentekoa ei ole.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä esimerkiksi tämän tietosuojaselosteen avulla. Voit ottaa yhteyttä myös rekisterinpitäjään tai tietosuojavastaavaan.
Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Rekisteröidyllä tai alaikäisen rekisteröidyn huoltajalla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö häntä/alaikäistä koskevia henkilötietoja ja saada kopiot häntä koskevista tiedoista.
Tarkastuspyyntö voidaan tehdä täyttämällä Vaasan kaupungin verkkosivuilta löytyvä lomake ja toimittamalla se Vaasan kaupungin kirjaamoon (https://www.vaasa.fi/uploads/2021/09/13ed8f8d-vaasa_rekisteritietojen_tarkastuspyynto.pdf) joko henkilökohtaisesti tai postitse:
Vaasan kaupunki
Kirjaamo
PL3
65101 Vaasa
Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/kun-haluat-tarkastaa-tietosi
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat, virheelliset ja puuttuvat henkilötiedot. Pyynnössä tulee olla perustelut tietojen oikaisuvaatimukselle sekä sanatarkasti korvaava teksti.
Lisätietoa: https://tietosuoja.fi/oikeus-oikaista-tietoja
Oikeus poistaa tiedot eli tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevan tiedon poistoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos poistaminen ei ole lain mukaan mahdotonta.
Poistopyyntö osoitetaan kirjallisesti Vaasan kaupungin kirjaamoon.
Lisätietoa: https://tietosuoja.fi/oikeus-poistaa-tiedot
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien tietojen käsittelyä tietyissä tapauksissa. Pyyntö osoitetaan kirjallisesti Vaasan kaupungin kirjaamoon.
Lisätietoa: https://tietosuoja.fi/oikeus-rajoittaa-kasittelya
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen silloin kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja siirto tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada siirrettyä tietonsa myös rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
Lisätietoa: https://tietosuoja.fi/oikeus-siirtaa-tiedot
Oikeus vastustaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen perustuen silloin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Siinä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos siihen on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy.
Lisätietoa: https://tietosuoja.fi/oikeus-vastustaa-kasittelya
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröidyllä on tietyin poikkeuksin oikeus olla joutumatta pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen jollain vastaavalla tavalla merkittävästi.
https://tietosuoja.fi/oikeus-olla-joutumatta-automaattisen-paatoksenteon-kohteeksi
Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli hän kokee että hänen oikeuksiaan on rikottu. Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.
